Wat is een creditnota?

In feite is een creditnota niets meer of minder dan een negatieve factuur. Je stelt dit document op als je geld terugstort aan een klant of een deel van een vordering kwijtscheldt. Met andere woorden: een creditnota compenseert met een negatief bedrag een factuurbedrag dat je als verkoper eerder in rekening bracht bij jouw klant. Hierdoor ontstaat een betalingsverplichting aan de klant.

Waarom moet je een creditnota maken?

Het opstellen van een creditnota kan verschillende redenen hebben. We sommen de meest voorkomende op:

• Je moet een fout op een factuur corrigeren.
• Je geeft je klant een korting op de originele factuur.
• Je betaalt een reeds gefactureerd product terug dat niet langer voorradig is.
• Jouw klant stuurt producten terug en rekent op een terugbetaling.

En omgekeerd kan uiteraard ook: als je zelf beschadigde goederen van een leverancier ontvangt, dan reken je erop dat hij je een creditnota bezorgt nadat je de goederen retour stuurde.

Wist je trouwens dat je een creditnota ook kan gebruiken om een onbetaalde factuur kwijt te schelden? De fiscus ziet deze vorm van creatief boekhouden door de vingers, op voorwaarde dat het om een oninbare factuur gaat (bijvoorbeeld als je klant failliet is of zich in een gerechtelijke reorganisatie bevindt). Het voordeel van deze werkwijze is dat je geen belastingen meer hoeft te betalen op het openstaande bedrag en dat je de btw kunt recupereren, ook al ben je het geld definitief kwijt.

Hoe stel je correct een creditnota op?

Voor het opstellen van een creditnota gelden dezelfde vereisten als voor een factuur. Zo moet een creditnota de datum van de uitreiking bevatten, net zoals de naam en gegevens van de leverancier (jouw bedrijf dus), de naam en gegevens van de klant, het bedrag exclusief btw, de aangerekende btw, het btw-percentage en het totale bedrag inclusief btw.

Let er ook op dat op het document het woord ‘creditnota’ (en niet ‘factuur’) vermeld staat. Dit lijkt evident, maar toch wordt veel (onbewust) gezondigd tegen deze basisregel. En hou de volgnummers goed in het oog: die nummers moeten niet die van de verkoopfacturen volgen, maar volgen op andere creditnotanummers. Of anders gezegd: jouw creditnota’s beschikken over een eigen volgnummer.

Met welke andere aandachtspunten moet je rekening houden?

Als de creditnota ook gevolgen heeft voor de btw, dan moet je op het document de volgende extra mededeling vermelden: “Btw terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht”.

Let erop dat je je originele factuur (die volledig of gedeeltelijk gecrediteerd werd) niet verwijdert. Dit is immers niet alleen wettelijk verboden, maar het bespaart je boekhouder ook heel wat grijze haren. Hij of zij is immers allergisch voor gaten in je factuurnummers …

Heeft de klant de originele factuur al betaald? Geen probleem. In dat geval komt er door de creditnota een bedrag vrij dat je jouw klant kunt terugbetalen of als een tegoed opzij kunt zetten bij een volgende aankoop door de klant.

En nog dit: voor een factuur mag je zoveel creditnota’s aanmaken als je wil, zolang ze het originele factuurbedrag maar niet overschrijden. De originele factuur vormt samen met de creditnota de uiteindelijke nieuwe factuur.

Hoe kan Billit jou hierbij helpen?

Met de facturatiesoftware van Billit ga je vlot aan de slag om deze aandachtspunten tot in detail op te volgen. Dankzij onze gebruiksvriendelijke tool krijg je de garantie dat creditnota’s goed in je boekhouding opgenomen worden. Een creditnota wordt automatisch gelinkt aan de juiste originele factuur en krijgt een correct volgnummer toegewezen. En als je weet dat het bedrag van de creditnota automatisch met het factuurbedrag verrekend wordt en opgenomen wordt in jouw financiële overzicht, dan kun je helemaal op beide oren slapen.