Wat is een bestelbon?

Een bestelbon wordt gebruikt als een product of dienst niet meteen leverbaar is. Bijvoorbeeld als je een nieuwe wagen koopt, of als je een website wil laten bouwen.

Een bestelbon geldt dan als een soort koop-verkoopovereenkomst, en kan zowel op papier als – nog makkelijker – in digitaal formaat.

Een bestelbon kan zowel uitgaan van de klant als van de leverancier. Een klant kan een bestelbon opmaken en ondertekenen. Om een bindende overeenkomst te hebben, moet de leverancier die bestelbon dan ondertekenen. Omgekeerd kan een leverancier zelf een bestelbon opstellen, ondertekenen en naar de klant sturen ter ondertekening – wat het meest gangbaar is.

Zo maak je snel en eenvoudig een bestelbon in Billit

Is een bestelbon bindend?

Een bestelbon is niet zomaar een formaliteit. Net als bij elk ander contract is ook een bestelbon bindend voor zowel de verkoper als de klant. Al zijn er natuurlijk wel gevallen waarbij een bestelbon nietig verklaard kan worden. Bijvoorbeeld als het om een duidelijke vergissing gaat (de autodealer zette 2.400 euro op de bestelbon voor je nieuwe wagen, in plaats van 24.000 euro), of bij een verkoop op afstand waarbij de klant zich op het herroepingsrecht kan beroepen.

Goed om te weten: met Billit zet je een offerte moeiteloos om in een bestelbon, leveringsbon en factuur. Zonder copy/paste of ander gedoe.

Wat moet er op een bestelbon staan?

De bestelbon moet de nodige gegevens bevatten zodat de belangrijkste onderdelen van de overeenkomst (bijvoorbeeld de prijs en het voorwerp) vastliggen. Maak je een bestelbon op voor een klant, dan moet die wettelijk gezien deze gegevens vermelden:

1. de naam van je onderneming, het adres en je ondernemingsnummer;
2. de datum;
3. het volgnummer van de bon;
4. een beschrijving van het goed of de dienst;
5. de eenheidsprijs, de hoeveelheid en de totale prijs;
6. het bedrag van het eventueel betaalde voorschot;
7. het saldo;
8. de datum of termijn van de levering van het goed of van het verlenen van de dienst;
9. de handtekening van iemand die de onderneming vertegenwoordigt.

Goed om te weten: de wet verplicht niet om de naam of het adres van de klant te vermelden op de bestelbon, maar dat doe je best wel. Ook de handtekening van de klant is niet verplicht. Maar ook hier laat je de klant best tekenen, kwestie van bewijsproblemen te vermijden. Zeker als je producten en diensten op maat levert.

Het is ook verstandig om op de bestelbon de algemene voorwaarden te vermelden, of er duidelijk naar te verwijzen. Meestal staan die voorwaarden wel op facturen of op de website van je onderneming vermeld, maar niet altijd op de bestelbon.

Als je aan een klant factureert, dan zou hij of zij jouw algemene voorwaarden kunnen betwisten omdat ze niet op de bestelbon stonden.

Is een bestelbon altijd verplicht?

Een klant kan je verplichten tot het opstellen van een bestelbon als hij of zij het goed niet onmiddellijk kan meenemen of de dienst niet meteen krijgt. Ook als je klant een voorschot betaald heeft op een goed of dienst moet hij of zij een document ontvangen. In die zin is een bestelbon verplicht.

In de praktijk wordt daar soms (oogluikend) van afgeweken, omdat het praktisch onhaalbaar is. Stel dat een klant een taart bij de bakker bestelt, dan zou de bakker voor elke bestelling een bestelbon moeten opmaken …

Een bestelbon opmaken? Dat doe je in een vingerknip in Billit

Wat is een leveringsbon?

Een leveringsbon of pakbon is een document waarmee je kan staven dat je goederen bij een klant hebt afgeleverd. Bij de levering krijgt de klant de leveringsbon (digitaal of op papier) ter ondertekening voorgelegd. Je hebt dan als leverancier een bewijs dat je de goederen wel degelijk geleverd hebt.

Voor een klant wordt het dus moeilijker om aan te tonen dat hij niets kreeg. Let wel: blijkt er achteraf iets mis met de geleverde waren (defect, breuk, verkeerde goederen, … ) dan kan de klant daarmee nog steeds bij jou aankloppen.

Een leveringsbon of pakbon kan ook meegestuurd worden zonder dat de klant die hoeft te ondertekenen. Een leveringsbon kan in dat geval bijvoorbeeld nuttig zijn als een bestelling opgesplitst is in verscheidene leveringen.

Met een pakbon weet je dan precies welke goederen je moet versturen voor een bepaalde levering. En de klant kan aan de hand van de pakbon checken of alles daadwerkelijk geleverd is.

Zo maak je een leveringsbon in Billit

Wat moet er op een leveringsbon staan?

In tegenstelling tot een bestelbon, zijn er geen wettelijke vereisten. Toch is het goed om minstens je bedrijfsgegevens en die van de klant, de datum en de omschrijving en het aantal van de goederen te vermelden.

Gaat het om goederen van een zekere waarde, dan vraag je de klant best om een handtekening op de pakbon te plaatsen, bijvoorbeeld na de melding ‘voor ontvangst’. Gebruik je een papieren leveringsbon, dan maak je die op in tweevoud: een exemplaar voor jezelf en eentje voor de klant.

Is een leveringsbon verplicht?

Op zich niet. Je moet echter wel altijd een document bij hebben (digitaal of op papier) waaruit blijkt dat je goederen aan de klant gaat leveren. Dat komt uiteraard van pas bij een controle. Zo’n document mag een leveringsbon zijn, maar ook een bestelbon of factuur.

Als je al een factuur (digitaal of op papier) maakte, dan kun je die natuurlijk altijd meenemen en ze door je klant ‘voor ontvangst van de goederen’ laten aftekenen. Je factuur wordt dan tegelijk je leveringsbon.

Een leveringsbon opmaken? Dat doe je in een vingerknip in Billit