Starter? Let op deze valkuilen in je boekhouding
3 min leestijd
Recent je eigen zaak opgestart? Dan wil je natuurlijk gas geven. Klanten strikken, je aanbod ontwikkelen, de beste leveranciers vinden … Er zijn 101 zaken waar je tegelijk mee bezig bent. Maar starters verwaarlozen in hun enthousiasme soms hun boekhouding. Voor welke valkuilen let je beter goed op?
Zelf je boekhouding en administratie voorbereiden en organiseren is tegenwoordig vrij gemakkelijk. Alleen ben je als starter vaak op andere zaken gefocust dan op het papierwerk. Geen enkele starter droomt ervan het perfecte jaarrapport te maken. Nee, je business uit de startblokken krijgen, marketingplannen uitwerken, je kantoor inrichten, een website bouwen … Als ondernemer wil je je eerste euro’s verdienen vooraleer je je zorgen maakt over zaken als administratie, facturatie of fiscaliteit.
Valkuil 1: laten aanmodderen
Het is pas als de hemel naar beneden komt, dat sommige starters naar de cijfers kijken. Je boekhouding verwaarlozen kan tot een sneeuwbaleffect leiden. Als je het deze maand niet (goed) doet, heb je volgende maand meer werk. De problemen worden alleen maar groter en chaotischer.
Ondernemers die hun boekhouding verwaarlozen, komen al snel in de problemen door onbetaalde facturen, boetes, … Pak je boekhouding en administratie dus meteen vast en denk van bij de start goed na hoe je je boekhouding optimaal kan organiseren.
Valkuil 2: niets integreren
Je boekhouding maakt best deel uit van al je bedrijfsprocessen en staat er niet los van. Doe je er 20 minuten over om een factuur op te stellen, omdat de info verspreid zit over 3 mails, omdat je klantenlijst op een server staat, je je kassatickets en aankoopfacturen in een doos bewaart, en je je facturen opmaakt in Excel?
Dan kan het wellicht veel makkelijker en sneller door te kiezen voor een geïntegreerde oplossing die alle puzzelstukjes op één plek samen brengt. Hoe meer versnipperd je je boekhouding doet, hoe meer kans op fouten.
Met een platform zoals Billit maak je het jezelf makkelijk. Al van in het begin heb je een structuur om alles goed bij te houden (van bestelbonnen tot facturen), je beperkt de kans op fouten en hebt alle gegevens overzichtelijk bij elkaar. Vanaf elke device en overal heb je toegang tot het platform en je koppelt jouw platform moeiteloos aan de software van je boekhouder.
Valkuil 3: de basics niet kennen
Om als zelfstandige in België te beginnen, volstaat het om 18 jaar te zijn en de Belgische nationaliteit te hebben (ofwel die van een ander EU-land). Vroeger diende je ook een attest ‘basiskennis bedrijfsbeheer’ te hebben, maar dat hoeft vandaag niet meer.
Als je op de schoolbanken nauwelijks een basis van boekhouding meekreeg, bestaat de kans dat je niet goed begrijpt hoe je al die cijfers moet interpreteren en welke vragen je je moet stellen.
Wat is een kasboek? Hoe werkt btw? Wat zijn de boekhoudkundige verschillen bij kopen of leasen? Kortom, vooraleer je er induikt doe je er goed aan de basics onder de knie te hebben.
Op die manier kan je meer gefundeerde beslissingen maken. Een (korte) opleiding volgen, kan al een groot verschil maken.
Starters laten zich soms onvoldoende adviseren. Een boekhouder en een bank volstaan om hun zaak op te starten, denken ze. Het kan daarom aangeraden zijn om een beroep te doen op een organisatie die starters begeleidt. Ze kunnen je helpen en behoeden voor fouten.
Valkuil 4: zakelijke rekening niet van privérekening scheiden
Deze geldt specifiek voor eenmanszaken. Die zijn immers niet verplicht een zakelijke rekening te hebben. Het is nochtans sterk aan te raden om een aparte rekening te hebben voor je bedrijf, ook als is zo’n rekening niet gratis.
Een aparte rekening voor je zaak vereenvoudigt je administratie en maakt het overzichtelijker. Bij een zakelijke rekening krijg je vaak ook extra mogelijkheden. Zo kan je bijvoorbeeld je inkomsten en uitgaven automatisch koppelen aan je facturatieplatform.
Door een aparte persoonlijke rekening te hebben, hou je ook je persoonlijke verrichtingen buiten het zicht van de fiscus. Tot slot: met een aparte rekening scheid je mentaal jezelf van je onderneming, waardoor je beslissingen meer vanuit een zakelijk oogpunt kunt maken.
Valkuil 5: de lange termijn uit het oog verliezen
Starters hebben vaak een ongelooflijke drive. Ze duiken het bad in en gaan ervoor. Alleen slorpt het dagelijkse werk soms alle aandacht op, zodat er na maanden of jaren weinig overblijft van je langetermijnvisie en -doelstellingen.
Daarom is het goed om maandelijks of elk kwartaal een round-up of prognose te doen van je activiteiten. Zelfs al lijk je er niet veel aan te hebben, toch heeft het zijn voordeel om regelmatig eens al je cijfers te analyseren.
Het leert je om op een andere manier naar je bedrijf te kijken en laat je toe om aspecten of trends te zien die je misschien niet eerder opvielen.
Als je geen scherp inzicht hebt in je cijfers, bestaat de kans dat je beslissingen gaat maken op basis van je sentiment. Anders gezegd, als je je cijfers niet regelmatig tegen het licht houdt, kun je moeilijker beslissingen nemen op basis van feiten.
