Ondernemen

Vermijd deze valkuilen voor de administratie van je webshop

Vermijd Deze Valkuilen Voor De Administratie Van Je Webshop

Een webwinkel kan je zaak snel doen groeien, ook over de grenzen heen. Maar hoe zorg je dat je webshop-administratie helemaal in orde is? We spraken met Joost Hermans van Webwinkelfacturen.nl en geven je enkele nuttige tips voor het beheer van je webshop.

 

Chronologische factuurnummers

Als webwinkelier moet je zorgen dat je administratie piekfijn in orde is. Zo dien je je zakelijke klanten een correcte factuur voor te leggen voor hun boekhouding. Joost voegt toe: “Dit wil zeggen dat het btw-nummer altijd moet worden vermeld. Voor buitenlandse klanten moet de btw correct zijn verlegd. Bovendien is het belangrijk dat je factuurnummering klopt. Alle facturen moeten wettelijk chronologisch op elkaar volgen. Als je hiervoor gebruik maakt van een facturatieprogramma met een goeie integratie voor je webshop, kan dit helemaal automatisch verlopen.”

 

One-Stop-Shop in de EU

Verkoop je in de EU, dan zijn er ook specifieke regels voor particulieren. “Sinds 1 juli 2021 moet je de lokale btw-tarieven aanrekenen wanneer je meer dan 10 000 euro omzet hebt in andere EU-landen. Vanaf dit bedrag moet je ook per land lokaal aangifte doen.”, verklaart Joost.

Deze blog legt alle regels uit van dit zogenaamde OSS-systeem (One-Stop-Shop). Ook hier is het belangrijk om te kiezen voor een webshop die met deze regeling rekening houdt om zo onaangename verrassingen bij de btw-aangifte te vermijden.

 

Verkoop via Bol.com en Amazon

Je producten verkopen, hoeft niet enkel via je eigen webshop. Joost geeft een ultieme tip mee: “Om naamsbekendheid te genereren en een grotere markt te bereiken, kan je je als partner aansluiten bij e-commerceplatformen zoals Amazon of Bol.com. Zo kan je makkelijk meesurfen op de marketingmachine van deze grote spelers. Let wel dat werken met een externe partner kan leiden tot meer administratie. Zo zullen de btw-stromen tussen jouw webshop en die van andere platformen niet gelijk lopen. Bol.com onderzocht dat een handelaar hierdoor significant veel tijd spendeert aan het opmaken van een factuur als een klant die pas achteraf vraagt. Dit kan ervoor zorgen dat je winsten via externe platformen helemaal teniet worden gedaan.”

Door te kiezen voor gekoppelde facturatiesoftware kan je dit vermijden. Elke aankoop van een extern platform wordt dan namelijk automatisch doorgestuurd naar je eigen facturatiesoftware. Vervolgens kan je met een paar klikken een correcte factuur opmaken die chronologisch volgt in de nummering van je boekhouding.

 

Gratis is niet gratis

Ook bij webshops geldt dat gratis niet altijd gratis is. Joost van Webwinkelfacturen.nl waarschuwt: “Open source webshops zien er aantrekkelijk uit omdat je ze gratis kan gebruiken. Aan het einde van de rit is dit echter niet altijd het geval. Zo kunnen er hoge kosten worden aangerekend voor technisch onderhoud, aanpassingen of het activeren van bepaalde modules. Ook kan je mogelijk extra kosten verwachten op piekmomenten zoals Black Friday, wanneer je net de meeste omzet verwacht.”

Bereken dus voor je in zee gaat met een gratis webwinkelplatform of het pakket ook echt de goedkoopste keuze is. De kans is groot dat je met een ander platform waar je betere service krijgt voor een vast bedrag per maand uiteindelijk een pak goedkoper af bent.

Billit biedt trouwens een heel aantal integraties met zowel webwinkels als kassystemen. Zo kan je je facturatie makkelijk afstemmen op je webshop en alles makkelijk bezorgen aan je boekhouder.