Als je een overheidsopdracht uitvoert voor de Vlaamse overheid, dan wil je uiteraard dat jouw factuur correct en snel verwerkt en betaald wordt. Maar hoe pak je die facturatie concreet aan? Is een factuur op papier nog steeds mogelijk, of moet dit verplicht via elektronische facturatie (e-invoicing)? In dit artikel gidsen we je door de belangrijkste aandachtspunten.
Op basis van Europese regelgeving is e-facturatie sinds 2017 de standaardprocedure voor overheidsopdrachten van de Vlaamse overheid. Concreet betekent dit dat je als leverancier verplicht bent om facturen op elektronische wijze te verzenden (in een standaardformaat).
Het is dus niet (meer) mogelijk om jouw facturen als pdf-bestanden naar de Vlaamse overheid te sturen.
Deze regel geldt niet voor kleine partijen zoals privépersonen en zogenaamde micro-ondernemingen. Zij mogen nog steeds papieren facturen of pdf-bestanden aar overheidsinstanties sturen. Ook voor declaraties en schuldvorderingen geldt een uitzondering.
E-facturatie biedt zowel de verzender als ontvanger interessante voordelen. Enerzijds is er een aanzienlijke efficiëntiewinst en kostenbesparing dankzij een eenvoudiger factuurbeheer en een administratieve lastenvermindering. Anderzijds zorgt e-invoicing ook voor een snellere verwerking en betaling.
Er gelden zelfs kortingen voor leveranciers die elektronische facturatie op een gestandaardiseerde manier aanpakken.
Maar hoe zit het dan precies met de technische voorwaarden? De Vlaamse overheid maakt gebruik van de UBL-standaard voor digitale facturen. Een UBL-factuur is eigenlijk niets anders dan een digitaal xml-bestand waarin alle info op een vaste plaats in de code is opgenomen.
Hierdoor zijn digitale facturen universeel leesbaar voor facturatiesoftware en kan diezelfde software ze eenvoudig en automatisch lezen en verwerken. Zo hoef je geen gegevens meer over te typen bij de verwerking en kan je e-facturen zelfs digitaal archiveren of delen met de boekhouding.
Hierdoor bespaar je een pak tijd én verklein je de kans op menselijke fouten bij de verwerking.
Een UBL-factuur kun je via allerlei digitale kanalen versturen, maar omdat factuurfraude vaak plaatsvindt tijdens het verzendproces werd enkele jaren geleden met de steun van de Europese Commissie het Peppol-netwerk ontwikkeld. Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online en is een beveiligd netwerk waarlangs je digitale facturen kunt versturen en ontvangen.
Het netwerk is enkel toegankelijk via zogenaamde Access Points. Digitale facturen versturen en ontvangen over het netwerk doe je vanuit software die verbonden is met zo’n Access Point. Hierdoor kan jouw factuur onderweg niet onderschept worden en vermijd je dus factuurfraude.
Een bijkomend pluspunt is dat je bij het versturen via Peppol geen fysiek adres of e-mailadres hoeft in te voeren. Ondernemingen of overheidsdiensten die verbonden zijn met het Peppol-netwerk, registreren zich op het netwerk immers via hun software via een unieke identificator zoals het btw- of GLN-nummer.
Je hoeft enkel deze identificator, die steeds in een officiële databank terug te vinden is, te kennen om een factuur te versturen. Op basis van deze identificator komt jouw factuur via de Access Points in de software van de ontvanger terecht en krijg je een bevestiging wanneer je factuur aangekomen is.
Zo geraakt je factuur nooit meer verloren in de post of in een ongebruikte mailbox en heb je dus steeds de garantie dat de ontvanger je factuur goed ontving.
Het Mercurius-platform is eigenlijk niets anders dan de software waarmee de Vlaamse en federale overheidsdiensten hun e-facturen versturen, ontvangen en verwerken. Net zoals Billit of andere ERP-systemen is het platform verbonden met het Peppol-netwerk via een Access Point waardoor facturen van en naar de overheid op een veilige manier verstuurd kunnen worden.
Dankzij de digitale en dus snellere verwerking slaagt de Vlaamse overheid er trouwens jaar na jaar beter in haar facturen op tijd te betalen. Zo betaalde ze in 2019 al 86% van haar facturen op tijd en werd de helft van de facturen binnen de 23 dagen betaald, 9 dagen sneller dan in 2018.
Een factuur versturen naar het Mercurius-platform doe je dus via software die is verbonden met een Peppol Access Point zoals Billit, dat zelfs over een eigen Peppol Access Point beschikt.
Zo kun je bij Billit bijvoorbeeld gebruik maken van de gratis account waarmee je digitale facturen kunt versturen. De eerste 15 dagen kun je trouwens volledig gratis en vrijblijvend ook alle andere features testen.
