Wat is een digitale factuur? En wat zijn de voordelen ervan?

Maak komaf met papieren facturen

Klassieke facturen op papier vragen veel tijd om te verwerken. Je moet ze versturen, ontvangen, controleren, betalen of herinneren aan jouw klant. Net als elk ander op papier gebaseerd proces vraagt deze traditionele vorm van factureren veel kostbare tijd van jezelf of jouw medewerkers. Bovendien is dit administratief werk vatbaar voor menselijke fouten.

Het gevolg: tijdverspilling, hogere kosten en een negatieve impact op je business, omdat je minder tijd kunt besteden aan je kernactiviteiten die een echte meerwaarde opleveren.

Digitaal factureren biedt oplossing

Het inzetten van specifieke software om facturatietaken te laten uitvoeren, is zeker al een stap in de goede richting. Toch heeft dergelijke software het vaak moeilijk om verschillende factuurformaten te lezen en te interpreteren. De oplossing hiervoor? Met een elektronische of digitale factuur heb je een document dat alle vereiste facturatiegegevens bevat, maar die op een vaste plaats in een digitaal bestand staat. Bij e-facturatie verloopt de uitwisseling van een factuur tussen leverancier en koper dus in een geïntegreerd elektronisch formaat.

Wanneer spreken we van een echte e-factuur?

E-facturatie is een veelvoorkomende B2B-praktijk. Toch is het nuttig om de kenmerken van een echte digitale factuur op te frissen. Dergelijk document wordt elektronisch (lees: papierloos) gemaakt, verzonden en ontvangen (dus ook niet via een ingescand document).

De verzending gebeurt via gestructureerde data in een UBL-formaat (= Universal Business Language), en bovendien op een veilige manier via Peppol. Een pdf- of Word-versie van een factuur – inclusief gescande papieren documenten – wordt niet als een e-factuur beschouwd.

Lees ook: Waarom een pdf nog geen gestructureerde elektronische factuur is

De voordelen van elektronisch factureren

E-facturatie biedt zowel de verzender als de ontvanger interessante voordelen. Enerzijds is er een aanzienlijke efficiëntiewinst en kostenbesparing dankzij een eenvoudiger factuurbeheer en een administratieve lastenvermindering.

Anderzijds zorgt e-invoicing ook voor een snellere verwerking en betaling. Bij de Vlaamse overheid gelden zelfs kortingen voor leveranciers die elektronische facturatie op een gestandaardiseerde manier aanpakken. Last but not least zijn er ook de extra integraties tussen jouw eigen kantoor en jouw handelspartners en tussen jouw facturatiesoftware en andere bedrijfssystemen.

Cruciale rol voor Peppol

Peppol (dat staat voor ‘Pan-European Public Procurement Online’) is een beveiligd netwerk dat werd ontwikkeld met de steun van de Europese Commissie. Over het netwerk kan je digitale facturen versturen naar overheidsdiensten of andere bedrijven, nationaal of internationaal. Dit doe je eenvoudig via facturatiesoftware die verbonden is met een Peppol Access Point. Jouw facturen komen zo rechtstreeks in de software van je ontvanger terecht.

Bovendien zorgt het beveiligde Peppol-netwerk er niet alleen voor dat je facturen onderweg niet verloren raken, maar beschermt het systeem je ook tegen factuurfraude. En nog een belangrijke troef: je kan dit model vlot integreren met jouw eigen ERP-systeem, wat bijkomende efficiëntie- en tijdswinst oplevert.