Aan het eind van ieder kwartaal is het voor elke ondernemer en fiscaal adviseur weer zover: de kwartaalafsluiting met bijhorende btw-aangifte. Weinig ondernemers kijken uit naar die recurrente taak. Je bent immers liever bezig met ondernemen dan met administratieve formaliteiten.
Toch is een vlotte kwartaalafsluiting en correcte en tijdig ingediende btw-aangifte essentieel voor je boekhouding. Dankzij een soepele aangifte vermijd je immers vervelende boetes en kun je zelfs geld terugkrijgen. Daarom alleen al is het de moeite waard om werk te maken van je kwartaalafsluiting. Ook het wegwerken van pieken in de aangifteperiodes levert jou en jouw boekhouder aanzienlijke (tijds)winst op. We geven je graag enkele tips.
De maanden december, maart, juni en september kruis je als ondernemer het best aan in jouw agenda. Want tijdens die maanden start jouw boekhouder of accountant met de voorbereiding van jouw kwartaalaangifte. Voor die aangifte heeft hij of zij uiteraard de nodige documenten nodig, van verkoopfacturen tot restaurantbonnetjes. Als je die administratie op een wekelijks vast moment doet, dan voorkom je dat deze taak op het einde van het kwartaal complex en onoverzichtelijk wordt. Met kleine, tussentijdse handelingen blijf je door de bomen het bos zien in jouw boekhouding.
Dankzij het gebruik van facturatiesoftware hou je elk ontvangen of verzonden document digitaal bij. Hierdoor spreid je de werklast voor jezelf en jouw boekhouder. Want dankzij een koppeling van jouw software met de boekhoudsoftware van jouw boekhouder kan hij of zij tijdens het kwartaal al documenten beginnen verwerken en tijdig ingrijpen bij eventuele fouten. Deze aanpak levert dus dubbele winst op: je vermijdt een drukke btw-periode voor jezelf én jouw boekhouder houdt meer tijd vrij om je te begeleiden.
Maak zoveel mogelijk komaf met het versturen en ontvangen van papieren facturen. Het verwerken ervan vergt heel wat tijd en energie, die jij en je medewerkers nuttiger kunnen besteden. Vraag je leveranciers om digitaal te factureren. Op die manier kun je jouw facturatieprogramma het werk laten doen. Een extra voordeel van digitalisering is trouwens dat je documenten een pak sneller terugvindt in je archief, wat je extra tijdswinst oplevert.
Ontvang je toch nog papieren leveranciersfacturen? Voor een vlotte kwartaalafsluiting raden we je aan om een vaste werkwijze te hanteren voor het openen en ordenen van facturen en andere post. Documenten die kriskras op kantoor rondslingeren, nodigen niet meteen uit om de administratie tedoen. Hou daarom goed bij welke facturen je al betaalde en welke niet. Bij deze opnieuw een warme oproep om maximaal digitaal te gaan, zodat jouw facturatieprogramma het ‘vuile’ werk opknapt.
Ook hier rendeert digitaal werken. Als je immers alle documenten bewaart in één gecentraliseerd platform dat bij de meest facturatiesoftware vanuit de cloud beschikbaar is, beschik je meteen over een overzichtelijk archief waarin je vliegensvlug vindt wat je zoekt. Slechts een paar muisklikken volstaan, en de vrijgekomen tijd kun je aan jouw kernactiviteiten besteden.
Op het eerste zicht een evidente tip, maar toch één waartegen vaak gezondigd wordt. Zakelijke transacties horen niet thuis op privérekeningen, en vice versa. Open dus een zakelijke rekening, zodat je beide geldstromen goed gescheiden houdt. Zo hou je een goed zicht op uitgaven en inkomsten.
Ondernemen is zakendoen, innoveren en bouwen aan professionele dromen. Maar ook de financiële gezondheid van je bedrijf goed opvolgen hoort bij jouw rol als bedrijfsleider. Verwerk daarom zeker eenmaal per maand alle bonnen en facturen. Zorg er ook voor dat je je producten en/of diensten zo snel mogelijk factureert. Die werkwijze zorgt voor een gezonde cashflow. Cash is king! Als je die werkwijze aanhoudt, zie je snel welke klanten nog niet betaald hebben. Bovendien kun je goed inschatten of je bepaalde bedragen kunt investeren of beleggen. En opnieuw zal jefacturatieprogramma hier erg goed van pas komen.
En opnieuw kan jouw facturatieprogramma hier erg goed van pas komen. De meeste softwarepakketten beschikken immers over een koppeling met jouw bank, waardoor betalingen automatisch afgepunt worden en je in real time jouw cashflow, btw-stromen en rekeningstanden kunt bekijken. Dit levert dus een erg handig dashboard op, wat je extra inzichten in jouw omzet verschaft. Zo til je tussentijdse besprekingen met jouw boekhouder een niveau hoger.
Wist je trouwens dat voor je btw-aangifte en inkomstenbelasting altijd de factuurdatum als bepalend element geldt? Met andere woorden: een factuur die je op 29 juni ontvangt, maar pas op 4 juli betaalt, geldt voor het tweede kwartaal (en dus niet voor het derde).
Wist je dat je in jouw facturatiesoftware handige lijsten kunt zien met een duidelijke factuur- en betaaldatum voor openstaande facturen? Erg nuttig als je dergelijke lijsten wilt exporteren!
