In ons land zijn naar schatting 100.000 vzw’s en ruim een miljoen vrijwilligers actief. Vzw’s vormen het kloppend hart van onze samenleving. Met name lokale vzw’s zorgen vaak voor de nodige zuurstof in hun directe omgeving.
Bij het beheer van een vzw moet je rekening houden met een aantal wettelijke en administratieve verplichtingen. Die taken vergen heel wat tijd en middelen. Daarom is het zeker een verstandige zet om hiervoor slimme software in te zetten. Dankzij Billit kun je het hele facturatieproces van jouw vzw een pak efficiënter aanpakken én de communicatie met jouw boekhouder optimaliseren.
Tijdens de levenscyclus van een vzw moet je bepaalde documenten neerleggen bij de ondernemingsrechtbank. Het gaat hier onder meer om de oprichtingsakte en een eerste versie van de tekst van de statuten, de benoeming van de bestuurder of vertegenwoordigers, de jaarrekening en beslissingen over de nietigheid of ontbinding van de vzw.
Ook de organisatie van een jaarlijkse algemene ledenvergadering, waarin onder meer de begroting en jaarrekening goedgekeurd worden en bestuurders benoemd en ontslagen worden, vergt de nodige tijd en energie.
Het bestuursorgaan is ook verplicht om een intern vzw-dossier bij te houden. Dat bevat een ledenregister, verslagen en beslissingen en boekhoudkundige stukken.
En uiteraard moet je rekening houden met de tijdige aangifte van belastingen, zoals de patrimoniumtaks, rechtspersonenbelasting en – indien van toepassing – btw en schenkingsrechten.
Al die wettelijke verplichtingen – aangevuld met de dagelijkse administratieve werking binnen een vzw – vergen de nodige mensen en middelen. Maar niet alle vzw’s beschikken over een uitgebreid personeelsbestand of budget om dit op te vangen. Daarom is de stap naar digitalisering een verstandige zet. Want op die manier kan je efficiënter werken, mensen en middelen inzetten waar ze het meest renderen én de kans op dure administratieve fouten minimaal maken.
Heel wat bestuurders en medewerkers van vzw’s zijn vandaag vragende partij voor digitale oplossingen voor vzw’s. Op die manier zouden ze het administratieve en financiële beheer gestroomlijnder kunnen uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan:
Het gebruik van slimme facturatiesoftware zoals Billit is een stap in de goede richting om te kunnen focussen op de kernactiviteiten. Op die manier wordt digitalisering een échte ondersteuning voor de vele bestuurders die actief zijn in vzw’s en hun mandaat heel vaak vrijwillig uitoefenen.
Veel vzw’s hebben een beperkt budget voor personeel. Vaak werken ze met deeltijdse medewerkers die de boekhouding en administratie beheren. Zij zullen de volgende voordelen van Billit dus zeker appreciëren:
In de praktijk biedt het Billit-platform diverse features die het verschil maken.
Op vlak van inkomsten wordt het opmaken en (digitaal) versturen van offertes, bestelbonnen en facturen kinderspel. Via het officieel Peppol Access Point van Billit factureer je trouwens moeiteloos aan overheidsdiensten of internationale klanten.
Wat uitgaven betreft, kun je makkelijk aankoopfacturen en bonnetjes scannen en importeren, je eigen goedkeuringsflow creëren en documenten in de cloud bewaren.
En dankzij een koppeling van deze documenten met de bank én een onbeperkt online archief slaag je erin om de volledige boekhouding van je vzw vlot te delen met je boekhouder. Dit levert een win-winsituatie op voor alle betrokken partijen.
Als kers op de digitale taart is er ook de mobiele versie van het Billit-platform. Wat ooit startte als een tool om onderweg bonnetjes en facturen in te scannen, is vandaag uitgegroeid tot een volwaardig instrument boordevol nieuwe features en toepassingen. Niet te missen!
