Op weg naar digitaal factureren: wat is UBL?

2 min leestijd

In een vorig blogartikel kon je lezen wat Peppol is en hoe dit beveiligde Europese netwerk het mogelijk maakt om elektronische facturen uit te wisselen. Een van de bouwstenen bij e-facturatie is UBL (Universal Business Language). Begin 2015 was Billit een van de eerste facturatiesoftwarepakketten in België waarmee ondernemers UBL-facturen konden versturen en automatisch verwerken. Maar wat is UBL precies? Hoe werkt het en wat zijn de voordelen? Een overzicht.

Wat is UBL?

UBL, voluit Universal Business Language, is een standaardtaal om elektronische documenten, zoals bestelbonnen en facturen, uit te wisselen.Een UBL-bestand is een document in XML-formaat. Zo’n XML bevat alle informatie die een normale pdf-factuur bevat, maar dan in een gestructureerd en vast formaat.

Met een tool die UBL ondersteunt kun je zulke documenten importeren, waarna alle factuurinformatie – zoals bedrag, datum en btw-tarieven – automatisch en correct wordt ingeladen. Met UBL hoef je dus nooit meer bonnen en facturen over te tikken!

Wat is het verschil tussen UBL en pdf?

Een UBL-bestand is niet hetzelfde als een pdf-bestand. Terwijl een UBL-factuur automatisch ingelezen kan worden, is dat met facturen in pdf-formaat niet mogelijk. De reden? Een pdf-bestand is een voor de mens leesbaar gemaakt bestand, met opgemaakte tekst en logo’s.

Via optische tekenherkenning (OCR, ofwel optical character recognition) kan de verwerking van pdf’s weliswaar geautomatiseerd worden, maar dit blijft een foutgevoelig proces. Want OCR-software heeft vaak moeite met het herkennen van een logo op facturen.

Ook documenten met een gekleurde achtergrond en/of watermerk kunnen deze software doen tilt slaan. Goed om weten: omdat OCR-software niet kan rekenen, vermeld je op de factuur best steeds de vervaldatum in plaats van een betalingstermijn.

Hoe werkt UBL?

In een UBL-bestand – dat dus eigenlijk een XML-bestand is – kan de afbeelding van de factuur opgenomen zijn. Daarnaast zijn alle gestructureerde tekstonderdelen voorzien van labels in de vorm van een XML-herkenningstag.

Dankzij die codering kunnen computerprogramma’s snel herkennen wat elk onderdeel van een factuur precies is, waarna ze die onderdelen op een correcte manier decoderen. Door een factuur (of ander e-document) op te delen in XML-elementen volgens het UBL-protocol, kan je computer dus vlot overweg met dit document.

Wat zijn de voordelen van UBL?

Het gebruik van UBL-facturen levert zowel de verzender als de ontvanger tal van voordelen op. Als ontvanger hoef je eigenlijk niks bijzonders te doen om te kunnen profiteren van UBL. Het enige wat je nodig hebt, is een softwarepakket dat UBL ondersteunt. Dit kan boekhoud- of facturatiesoftware zijn.

Voordelen voor de ontvanger

  • Je moet geen manuele handelingen meer doen om facturen te verwerken: factuurgegevens worden automatisch overgenomen uit XML. Daardoor bespaar je veel tijd en geld.
  • Omdat je geen facturen moet (laten) overtypen, wordt de kans op dure menselijke fouten tot een minimum herleid.

Als verzender moet je een softwareprogramma gebruiken dat UBL ondersteunt. Zelf een UBL-bestand opmaken is niet zo eenvoudig. De facturatiesoftware van Billit doet dit werk in jouw plaats: elke factuur wordt automatisch in de UBL-taal opgemaakt.

Voordelen voor de verzender

  • Omdat je klanten makkelijker jouw facturen kunnen verwerken, stijgt hun tevredenheid. Ze moeten immers geen kostbare tijd besteden aan tijdrovende administratietaken. Lees: ze kunnen volledig focussen op hun kerntaken.
  • Omdat e-facturen sneller verwerkt worden, verloopt het betalingsproces een pak vlotter. Klanten zullen je dus doorgaans sneller betalen.

Een ander belangrijk voordeel voor zowel verzender als ontvanger is de extra veiligheid bij de verzending en verwerking van e-facturen. Dat komt omdat deze documenten uitgewisseld worden via het beveiligde Peppol-netwerk waar de authenticatie van de partijen standaard ingebakken zit.

Nieuw bij Billit?
Download dan onze handleiding!

Met ons krachtig, maar betaalbaar cloud-based facturatieplatform willen we een betaalbaar alternatief bieden voor dure en op maat gemaakte software waarmee grote bedrijven hun administratie digitaliseren.

Download