Im Alltag kleiner Betriebe und Selbstständiger geht es oft ums Anpacken, nicht ums Absichern. Werkzeuge sind griffbereit, Termine straff getaktet, Rechnungen werden schnell per Mail verschickt – damit sie eben raus sind. Genau das ist verständlich. Und genau darin liegt auch die Gefahr.
Denn während die meisten längst wissen, dass sie ihre Werkzeuge nicht ungeschützt im Transporter liegen lassen sollten, wird die E-Mail-Kommunikation im Tagesgeschäft oft unterschätzt. Dabei ist sie heute eines der liebsten Einfallstore für Cyberangriffe – und das nicht nur bei großen Konzernen, sondern gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen, bei denen Zeit, Fachpersonal oder Ressourcen fehlen, um sich intensiv mit IT-Sicherheit auseinanderzusetzen.
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Die gute Nachricht: Es braucht weder teure IT-Dienstleister noch eine eigene Fachabteilung, um den E-Mail-Verkehr im Unternehmen sicherer zu machen. Die wichtigsten Stellschrauben lassen sich auch in kleinen Betrieben mit überschaubarem Aufwand umsetzen – ganz ohne technisches Vorwissen.
Diese sechs Punkte bilden das Fundament für eine sichere digitale Kommunikation:
E-Mails von Freemail-Diensten wie @web.de oder @gmail.com sind nicht nur leichter zu fälschen, sie wirken auch unprofessionell. Eine eigene Domain (z. B. info@fliesen-mueller.de) erhöht die Sicherheit, stärkt das Vertrauen und erlaubt technische Schutzmaßnahmen wie SPF, DKIM und DMARC. Diese Abkürzungen stehen für international anerkannte Sicherheitsverfahren, mit denen sich z. B. gefälschte Absender erkennen lassen und Spam besser gefiltertwird. Zudem wird die geschäftliche Kommunikation klar vom Privaten getrennt – ein wichtiges Signal an Kunden, Partner und Behörden.
E-Mail-Anbieter wie Strato oder IONOS bieten E-Mail-Adressen mit eigener Domain oft schon ab ca. 2–5 Euro pro Monat an – inklusive Basissupport und einfacher Einrichtung über das Kundenportal.
Gerade für kleine Unternehmen ohne eigene IT lohnt sich ein Blick auf diese Komplettangebote. Wer sich die Einrichtung nicht selbst zutraut, kann häufig auf einen Einrichtungsservice zurückgreifen oder sich an den Webdienstleister wenden, der möglicherweise auch schon die eigene Website betreut. So spart man Zeit und ist von Anfang an technisch gut aufgestellt.
Ein sicheres Passwort besteht aus mindestens zwölf Zeichen und enthält Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen. Noch besser: ein Passwort-Manager.
Nutzen Sie Programme wie Bitwarden, KeePass oder NordPass, die Ihre Zugangsdaten sicher speichern. Sie müssen sich dann nur ein einziges Masterpasswort merken.
Gerade wenn mehrere Personen auf dasselbe Postfach zugreifen, ist es wichtig, dass alle mit sicheren Passwörtern arbeiten – und diese nicht irgendwo auf einem Zettel unter der Tastatur lagern.
Mit Zwei-Faktor-Authentifizierung genügt nicht mehr nur ein Passwort – zusätzlich wird ein Einmalcode abgefragt, z. B. über eine App auf dem Smartphone. Selbst wenn jemand Ihr Passwort kennt, kann er sich nicht einloggen.
Aktivieren Sie 2FA in den Sicherheitseinstellungen Ihres E-Mail-Anbieters. Nutzen Sie z. B. Google Authenticator oder Authy als zweite Schutzstufe.
Der geringe Mehraufwand lohnt sich: Sie sichern Ihre digitale Identität zuverlässig ab.
Ein E-Mail-Gateway ist eine Art digitales Vorschaltgerät, das den gesamten E-Mail-Verkehr eines Unternehmens überwacht. Jede eingehende oder ausgehende Nachricht wird dabei auf potenzielle Bedrohungen geprüft – beispielsweise auf verdächtige Anhänge, betrügerische Absender (Phishing) oder Inhalte, die schädliche Programme enthalten könnten. Das System erkennt und blockiert solche E-Mails, bevor sie überhaupt im Posteingang der Mitarbeitenden landen.
Es gibt verschiedene Anbieter solcher E-Mail-Gateways. Beispiele sind SpamTitan Cloud, MailCleaner oder Hornetsecurity, die teils in Deutschland weit verbreitet sind und auch deutschsprachigen Support anbieten. Wichtig ist nicht der Name, sondern dass die Lösung zum eigenen Betrieb passt: einfach zu bedienen, zuverlässig und bezahlbar.
Diese Lösungen sind auf kleine und mittlere Betriebe zugeschnitten und in der Regel schnell eingerichtet. Viele Anbieter stellen einfache Installationshilfen bereit. So kann verhindert werden, dass schädliche Mails überhaupt in die Nähe eines Mitarbeiters gelangen – ein großer Vorteil für alle, die keine eigene IT-Abteilung haben.
Eine unverschlüsselte E-Mail ist wie eine Postkarte: Jeder kann mitlesen. Eine verschlüsselte Mail dagegen funktioniert wie ein Einschreiben mit Sichtschutz – nur der Empfänger kann lesen, was geschickt wurde. Für viele kleine Unternehmen ist es deshalb sinnvoll, sich zumindest mit den gängigen und praktikablen Verschlüsselungsmethoden vertraut zu machen.
| Verschlüsselung | Beschreibung | Anwendung |
|---|---|---|
| SSL/TLS | Verschlüsselt den Transportweg zwischen Absender und Empfänger. Der Inhalt der Nachricht bleibt aber im Klartext, wenn sie auf dem Server oder Gerät gespeichert ist. | Basis-Schutz – sollte bei jedem Anbieter aktiviert sein |
| S/MIME | Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mithilfe digitaler Zertifikate. Nur der Empfänger kann die Nachricht öffnen. | Für Rechnungen, Verträge, personenbezogene Daten – z. B. bei Behörden oder Partnern |
Noch ein kurzer Software-Tipp: Tools wie Zivver und Cryptshare automatisieren die Verschlüsselung und lassen sich ohne IT-Abteilung einsetzen. Viele Mailprogramme wie Outlook oder Thunderbird unterstützen S/MIME direkt, wenn ein Zertifikat eingerichtet ist.
Rechnungen enthalten sensible Daten: Kundennamen, Beträge, oft auch Kontoverbindungen. Werden sie unverschlüsselt per E-Mail verschickt, können sie leicht abgefangen, manipuliert oder falsch zugestellt werden. Und das kann unangenehme Folgen haben – von Missverständnissen über Zahlungsausfälle bis hin zu echten Datenschutzverstößen.
Besonders gefährlich ist es, wenn Kriminelle sich in bestehende Kommunikationsketten einklinken („Man-in-the-Middle-Angriff“) und z. B. die IBAN auf der Rechnung austauschen. Der Kunde zahlt dann auf das falsche Konto – und Sie stehen erst einmal ohne Geld da. Im schlimmsten Fall droht sogar ein DSGVO-Verstoß, wenn Rechnungen ohne Verschlüsselung personenbezogene Daten enthalten.
Wer auf Nummer sicher gehen will, nutzt eine Lösung wie Billit. Hier wird die Rechnung nämlich direkt im gesetzlich vorgeschriebenen Format erzeugt – und das einfach, schnell und komfortabel wie in Word oder Excel.
Besonders praktisch: Die so generierte „echte“ E-Rechnung kann anschließend nicht nur per E-Mail, sondern beispielsweise sogar über Peppol verschickt werden – einem europaweit standardisierten, sicheren Übertragungskanal speziell für elektronische Rechnungen. Peppol sorgt dafür, dass Rechnungen strukturiert, verschlüsselt und vollständig automatisiert direkt in die Buchhaltungssysteme des Empfängers gelangen. So werden Fehlerquellen minimiert und gleichzeitig Datenschutz und Nachvollziehbarkeit verbessert.
Handwerksbetriebe, kleine Unternehmen und Solo-Selbstständige müssen nicht alles auf einmal umstellen. Aber wer Schritt für Schritt die eigene Kommunikation absichert, schützt sensible Daten, die eigene Existenz – und das Vertrauen der Kunden.
Dabei helfen einfache Mittel, die in kurzer Zeit viel bewirken. Und wer heute anfängt, ist bestens vorbereitet auf die kommenden Anforderungen rund um digitale Rechnungen, Datenschutz und sichere Kommunikation.
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