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L’objectif de tout chef d’entreprise est de développer et faire prospérer son affaire, non de perdre son temps en tâches administratives chronophages. Quant aux (experts-)comptables et aux fiduciaires, la numérisation des factures leur permet de gagner en efficacité. La facturation numérique est donc une situation gagnant-gagnant pour toutes les parties concernées. Mais qu’entend-on précisément par facturation numérique et comment la mettre en œuvre correctement ?
Le traitement des factures papier classiques est extrêmement chronophage. Envoi, réception, vérification, paiement, rappels, … À l’instar de tout processus papier, ces manipulations empiètent sur votre emploi du temps ou celui, déjà fort chargé, de vos collaborateurs. Potentiellement sujet à l’erreur humaine, ce travail administratif vous empêche en outre de vous consacrer pleinement aux activités prioritaires porteuses de plus-value.
Conséquences : perte de temps, coûts plus élevés, impact négatif sur votre commerce.
La mise en œuvre d’un logiciel spécifiquement dédié à la facturation est certes un pas dans la bonne direction. Cependant, un logiciel de ce type éprouve souvent des difficultés à lire et interpréter différents formats de facture. Comment dès lors résoudre ce problème ? Une facture électronique ou numérique est un document comprenant toutes les données requises en matière de facturation, lesquelles se trouvent systématiquement au même endroit dans un fichier numérique. En matière de facturation électronique, l’échange de factures entre fournisseur et acheteur s’effectue dans un format électronique intégré.
La facturation électronique est une pratique B2B courante. Il n’en demeure pas moins utile d’en rappeler les tenants et les aboutissants. Contrairement à une facture papier, une facture numérique est créée, envoyée et réceptionnée électroniquement. Il ne s’agit pas non plus d’un document scanné. Les données structurées au format UBL (Universal Business Language) sont envoyées de manière totalement sécurisée via Peppol. Les factures au format PDF ou Word – y compris les factures papier scannées – ne sont pas considérées comme des documents électroniques.
Lire aussi : Pourquoi un PDF n'est pas encore une facture électronique structurée
Pour toutes les parties concernées – fournisseurs, clients, comptables, pouvoirs publics –, la facturation électronique présente un certain nombre d’avantages indéniables. D’une part, grâce à une gestion simplifiée de la facturation et à une réduction significative des charges administratives, elle permet de gagner en efficacité, tout en réalisant de substantielles économies.
D’autre part, le traitement et le paiement des factures sont plus rapides. À tel point que l’Autorité flamande accorde des ristournes aux fournisseurs qui utilisent la facturation électronique de manière standardisée. Enfin, le niveau d’intégration entre votre bureau et vos partenaires commerciaux, ainsi qu’entre votre logiciel de facturation et celui d’autres systèmes d’exploitation, constitue un avantage supplémentaire.
Peppol est l’acronyme de Pan-European Public Procurement Online. Co-financé par la Commission européenne et 18 autorités et organismes publics, ce réseau sécurisé est destiné à envoyer des factures numériques à des entreprises ou des services publics, tant au plan national qu’international. L’accès au réseau s’effectue par le biais de Points d’Accès certifiés. Peppol, c’est la garantie que vos factures arrivent toujours à la bonne adresse (à savoir dans le logiciel de votre destinataire), sans risquer de se perdre en chemin.
Qui plus est, le réseau constitue une protection efficace contre la fraude à la facturation. Last but not least : ce modèle s’intègre facilement à votre propre système ERP, ce qui génère un surcroît d’efficacité et un gain de temps non négligeable.
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Précédemment, nous avons consacré des articles de blog au réseau Peppol et à l’incidence du format UBL dans l’élaboration des factures et d’autres documents. Dans le présent article, nous abordons les principes de base de la plateforme Mercurius. Découvrez ci-après tout ce qu’il faut savoir à propos de ce portail.
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