Six conseils pratiques pour rédiger une offre ou établir un devis valables

Conseil n° 1 : assurez-vous de posséder toutes les informations nécessaires

Avant de rédiger une offre, vous devez avoir une idée précise du travail à réaliser et des souhaits du client. Si certains éléments demeurent vagues, n’hésitez pas à prendre contact avec lui. Il prendra ainsi conscience de votre volonté de traiter sa demande avec la plus grande attention. Quel est son souhait quant à la date d’exécution des travaux ? Le prix constitue-t-il un facteur déterminant ? Avez-vous la certitude que votre interlocuteur est bien le décisionnaire qui, au final, approuvera votre offre ? 

Conseil n° 2 : veillez à n’oublier aucune mention essentielle

Pour être valable, un devis doit comporter les mentions suivantes :

• L’appellation « devis » ou « proposition de prix » ;
• La date de rédaction du devis ;
• Le nom et/ou la dénomination sociale et l’adresse, ainsi que, le cas échéant, le numéro d’entreprise ;
• Le nom ou la raison sociale du client ;
• Le détail et la nature des travaux à effectuer ou des services à fournir ;
• Le montant global hors TVA et TTC (toutes taxes comprises) ;
• Le prix de la main-d’œuvre (horaire ou forfaitaire) ;
• La durée de validité du devis ;
• La durée estimée de la prestation ;
• Le caractère payant ou gratuit du devis.

N’oubliez pas non plus de faire référence à vos conditions générales.

Conseil n° 3 : évitez les fautes d’orthographe, de grammaire et de syntaxe

Si ce conseil peut sembler évident, force est de constater que, dans la pratique, les règles élémentaires d’orthographe et de grammaire sont souvent bafouées. Qu’il s’agisse de fautes d’inattention ou d’erreurs imputables au manque de temps, un devis rédigé à la va-vite et criblé de fautes d’orthographe est peu propice à susciter la confiance du client (potentiel). D’où la nécessité de faire relire le document par une personne compétente en la matière. Utilisez un langage compréhensible par votre client : une banque ou une compagnie d’assurances requièrent une approche plus « officielle », tandis que, dans le cas d’une agence de marketing ou d’un plombier (par exemple), le style peut être moins formel.

Conseil n° 4 : veillez à accompagner votre devis d’un texte personnalisé

Un devis professionnel s’accompagne en principe d’une lettre ou d’un e-mail adaptés à la situation du client. Cette démarche comprend un certain nombre d’avantages : bien que vous soyez très occupé, vous trouvez le temps de donner suite à sa demande. Vous avez en outre la possibilité de réitérer les points d’accord mutuels, tout en mettant en avant l’expertise de votre entreprise. Très souvent, une lettre d’accompagnement permet de lever les ultimes hésitations des clients indécis.

Conseil n° 5 : évaluez le ROI (retour sur investissement)

Dès qu’il est en possession de votre offre, le client fait ses comptes : quel sera le coût total du bien livré ou du service fourni et combien rapportera cet investissement ? Si, en tant que fournisseur, vous êtes en mesure de calculer le temps de retour sur investissement, n’hésitez pas à le mentionner dans votre devis. De cette manière, vous montrerez votre capacité à évaluer le coût et le rendement de votre produit ou de votre service, vous épargnerez à votre client des calculs supplémentaires et obtiendrez plus facilement sa signature au bas de votre devis !

Conseil n° 6 : optez pour une approche efficace

Des programmes tels que Word ou Excel conviennent parfaitement pour rédiger une offre et effectuer les calculs y afférents. Sachez cependant que certains logiciels dédiés permettent de gagner un temps précieux. Grâce, notamment, à une gestion centralisée des données clients, des listes de prix, des textes types et des méthodes de calcul, ces logiciels réduisent considérablement la charge de travail. Des offres toujours disponibles en ligne et un suivi automatisé des documents ouverts sont la garantie que chaque client contacté fait l’objet d’une attention personnalisée.

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