Des déclarations tardives et/ou incorrectes peuvent donner lieu à de lourdes amendes. Or, le fait de clôturer le trimestre sans stress et d’introduire votre déclaration TVA dans les délais permet d’éviter ces
sanctions, voire même de récupérer de l’argent. Une raison suffisante de tout mettre en œuvre afin de clôturer le trimestre en temps et en heure. Éviter les pics en période de remplissage des déclarations génère un gain de temps et d’argent considérable. Découvrez ci-après nos conseils en la matière.
Saviez-vous qu’en matière de déclaration TVA et d’impôt sur le revenu, la date de facture est toujours déterminante ? En d’autres termes : une facture reçue le 29 juin, mais payée le 4 juillet, fait partie du deuxième trimestre, non du troisième.
Saviez-vous en outre que, dans votre logiciel de facturation, vous pouvez consulter des listes très pratiques, avec date de facturation et de paiement précise, et obtenir un aperçu complet des factures impayées ? C’est extrêmement utile lorsque vous souhaitez exporter de telles listes.
Programmez les périodes d’activité administrative récurrentes
En tant qu’entrepreneur, vous avez intérêt à cocher les mois de décembre, mars, juin et septembre. Il s’agit en effet des mois pendant lesquels votre (expert-)comptable prépare la clôture trimestrielle. Pour ce faire, il ou elle doit être en possession d’un certain nombre de documents allant des factures de vente aux reçus de restaurant. En consacrant quelques heures par semaine aux tâches administratives, vous évitez les fins de trimestre compliquées et confuses. Une comptabilité bien tenue passe par l’accomplissement d’un certain nombre de petites actions périodiques.
Grâce à l’utilisation d’un logiciel de facturation, chaque document reçu ou envoyé est conservé de manière numérique. Cela permet de répartir la charge de travail, pour vous comme pour votre comptable. Grâce au lien entre votre logiciel et celui de votre comptable, il ou elle peut commencer à traiter les documents en cours de trimestre et intervenir avant qu’il ne soit trop tard en cas d’erreur éventuelle. Cette approche comporte donc un double avantage : d’une part, vous échappez à
la pression d’une période chargée en matière de TVA et, d’autre part, votre comptable garde plus de temps libre pour vous conseiller et vous guider.
La numérisation génère un gain de temps et d’argent
Évitez autant que possible d’envoyer et de recevoir des factures papier. Leur traitement requiert énormément de temps et d’énergie dont vous et vos collaborateurs pourriez faire un bien meilleur usage. Demandez à vos fournisseurs d’utiliser la facturation électronique. Ainsi, vous pouvez laisser votre programme de facturation faire le travail. Un autre avantage de la dématérialisation réside dans la possibilité de retrouver très rapidement un document archivé, ce qui génère un gain de temps considérable.
Mettez de l’ordre dans le fatras administratif
Certains de vos fournisseurs utilisent encore la facturation papier ? Pour une clôture trimestrielle sans stress, nous vous recommandons d’adopter une procédure constante pour l’ouverture et le classement des factures et autres correspondances. Les piles de documents qui s’entassent pêle-mêle sur le bureau n’incitent guère à s’atteler aux tâches administratives. Par conséquent, suivez attentivement les factures que vous avez déjà payées et les factures impayées. C’est pourquoi nous insistons pour la mise en œuvre d’une numérisation maximale permettant à votre programme de facturation d’effectuer les tâches les plus fastidieuses.
La numérisation prend ici tout son sens. Lorsque tous vos documents sont sauvegardés sur le cloud dans une plateforme centralisée, à laquelle la plupart des logiciels de facturation ont accès, vous disposez en un clin d’œil d’archives claires et distinctes. Quelques clics de souris suffisent et vous pouvez mettre à profit le temps gagné pour vous consacrer à votre cœur de métier.
Veillez à bien séparer dépenses professionnelles et privées
Bien qu’évident au premier abord, ce conseil est loin d’être systématiquement appliqué. Les
transactions professionnelles n’ont pas leur place sur un compte privé, et inversement. Par conséquent, le meilleur moyen de séparer les paiements professionnels des transactions bancaires privées est d’ouvrir deux comptes distincts. Vous obtiendrez ainsi un meilleur aperçu de vos dépenses et de vos revenus.
La trésorerie est le nerf de la guerre !
Entreprendre, c’est faire des affaires, innover et chercher à mener à bien ses rêves professionnels. Toutefois, veiller à la santé financière de votre entreprise fait également partie de votre rôle de chef d’entreprise. C’est pourquoi nous vous conseillons de traiter au moins une fois par mois tous les bons, quittances et autres factures. Veillez également à facturer sans tarder les produits livrés et/ou les services fournis. C’est la meilleure façon de garantir une trésorerie saine. Cash is king ! En appliquant cette formule, vous repérez rapidement les clients qui ne sont pas en ordre de paiement. Cela vous permet en outre d’évaluer quels montants peuvent être investis ou placés. Et, en l’occurrence, votre programme de facturation vous sera plus que jamais utile.
La plupart des logiciels comptables sont susceptibles d’être reliés à votre banque, ce qui permet de vérifier le statut des paiements, de consulter l’état de votre trésorerie, de vérifier les flux de TVA et d’importer vos relevés bancaires. Un tableau de bord extrêmement pratique vous fournit un aperçu de votre chiffre d’affaires et de la situation financière de votre entreprise. Vous parvenez ainsi à élever le niveau de votre relation avec votre comptable.
Tenez compte de la date de facturation
Saviez-vous qu’en matière de déclaration TVA et d’impôt sur le revenu, la date de facture est toujours déterminante ? En d’autres termes : une facture reçue le 29 juin, mais payée le 4 juillet, fait partie du deuxième trimestre, non du troisième.
Saviez-vous en outre que, dans votre logiciel de facturation, vous pouvez consulter des listes très pratiques, avec date de facturation et de paiement précise, et obtenir un aperçu complet des factures impayées ? C’est extrêmement utile lorsque vous souhaitez exporter de telles listes.