ASBL : comment réduire la charge administrative grâce à la numérisation

La gestion d’une ASBL est soumise à un certain nombre d’obligations légales et administratives. Ces tâches sont extrêmement chronophages et exigent la mise en œuvre de moyens importants. L’implémentation d’un logiciel intelligent constitue par conséquent une démarche judicieuse. Le logiciel Billit vous permet de gérer efficacement la totalité du processus de facturation de votre ASBL, tout en optimisant la communication avec votre comptable.

Obligations légales

Pendant toute la durée de vie d’une ASBL, un certain nombre de documents spécifiques doivent être déposés au greffe du tribunal de l’entreprise. Il s’agit notamment de l’acte constitutif, de la première version du texte des statuts, de la désignation des administrateurs ou de leurs représentants, des comptes annuels, ainsi que des décisions de dissolution et de liquidation de l’ASBL.

L’organisation d’une assemblée générale annuelle ayant parmi ses attributions l’approbation des budgets et des comptes, ainsi que la nomination et la révocation des administrateurs, mobilise également du temps et de l’énergie.

L’organe d’administration a également l’obligation de tenir un dossier d’ASBL interne comprenant un registre des membres, des rapports, des décisions, ainsi que des pièces comptables.

Last but not least : il convient de rentrer à temps la déclaration fiscale, la déclaration relative à la taxe sur le patrimoine et la déclaration d’impôt des personnes morales et de tenir compte, le cas échéant, de la TVA et des droits de donation.

Mettre en place des effectifs et des moyens efficaces

Ces obligations légales – auxquelles il convient d’ajouter la charge administrative quotidienne – nécessitent la mobilisation de personnes compétentes et la mise en œuvre de moyens efficaces. Cependant, toutes les ASBL ne disposent pas forcément du personnel ni du budget suffisants pour répondre à ces besoins. C’est pourquoi le passage à la numérisation constitue un choix judicieux. Cela permet de travailler plus efficacement, de déployer des effectifs et des moyens productifs et de réduire au minimum le risque d’erreurs administratives qui peuvent se révéler extrêmement coûteuses.

Les avantages de la numérisation

Aujourd’hui, de nombreux administrateurs et collaborateurs d’ASBL souhaitent l’implémentation de solutions numériques. L’objectif est de simplifier et rationaliser la gestion administrative et financière. Songez notamment aux champs d’application suivants :

• Une obligation généralisée du dépôt des comptes annuels par voie numérique
• Une déclaration fiscale simplifiée
• L’instauration d’un guichet unique à destination des ASBL
• Le dépôt par voie électronique des actes modificatifs sur un portail numérique

L’utilisation d’un logiciel de facturation intelligent tel que Billit est un moyen de permettre aux nombreux administrateurs actifs dans les ASBL, qui exercent souvent leur mandat de manière bénévole, de mettre leur énergie et leur savoir-faire au service des activités principales de l’ASBL.

Des avantages indéniables :

De nombreuses ASBL disposent d’un budget limité pour recruter du personnel. Elles occupent souvent des collaborateurs à temps partiel, qui sont chargés de la gestion comptable et administrative. Il ne fait aucun doute qu’elles apprécieront à leur juste valeur les avantages suivants offerts par le logiciel Billit :

• Une meilleure vue d’ensemble des documents comptables et administratifs : Billit permet de centraliser toutes les informations relatives à votre ASBL. En optant pour Billit, vous et vos collaborateurs évitez les recherches fastidieuses sur plusieurs plateformes utilisant différents formats de fichiers. L’envoi des factures peut être personnalisé en fonction des besoins des clients et peut se faire par le biais de différents formats (UBL, PDF, Peppol, bpost ou courrier électronique).
• Gain de temps : les tâches administratives récurrentes peuvent être exécutées plus rapidement, voire être complètement automatisées. Cela permet à votre équipe de s’investir pleinement dans les activités offrant une véritable plus-value. Billit contrôle notamment le statut de paiement des factures entrantes et sortantes et vous prévient, ainsi que vos clients, lorsqu’une ou plusieurs factures viennent à échéance.
• Moins de risques d’erreurs dans la gestion de votre ASBL : en traitant, stockant et échangeant des informations de manière électronique, vous éliminez les risques d’erreurs inhérents au traitement manuel des documents et des paiements.
• Une accessibilité de tous les instants : l’utilisation d’outils numériques dans la gestion d’une ASBL facilite le travail flexible. Davantage d’autonomie signifie – une fois de plus – un gain de temps supplémentaire, ainsi qu’une communication plus fluide avec les partenaires externes de votre association.
• Sécurité : le fait de gérer votre administration et votre facturation en ligne vous protège contre la pertede données. Grâce aux sauvegardes automatiques, plus besoin de serveur personnel (onéreux), ni
  de capacité de stockage supplémentaire. Les mises à jour du logiciel, indispensables pour garantir une sécurité optimale, s’effectuent en outre automatiquement.

Qu’en est-il dans la pratique ?

Dans la pratique, la plateforme Billit propose différentes formalités qui font la différence.

En termes de revenus, l’élaboration et l’envoi (par voie numérique) d’offres de prix, de bons de commande et de factures sont un jeu d’enfant. Via le point d’accès Peppol certifié de Billit, vous envoyez vos factures en toute sécurité aux services publics, ainsi qu’à vos clients étrangers.

Pour ce qui est des dépenses, vous pouvez facilement scanner et importer des factures d’achat et des bons divers, créer votre propre flux d’approbation et conserver des documents dans le cloud.

Enfin, le lien avec votre banque et l’archivage en ligne illimité vous permettent de partager facilement avec votre comptable la totalité des documents qui lui incombent. Il s’agit d’une situation gagnant-gagnant pour toutes les parties concernées.

Billit dans votre poche

Cerise sur le gâteau : la plateforme Billit existe également en version mobile. Ce qui n’était à l’origine qu’un simple outil permettant de scanner des bons et des factures où que vous vous trouviez, est devenu aujourd’hui un instrument à part entière regorgeant de fonctionnalités et d’applications innovantes. Absolument indispensable !